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Les 7 erreurs de facturation les plus courantes

Posté par Bart Van der Donck, le 16 août 2020

La plupart des entreprises créent et envoient des factures. Il est important que le moins d'erreurs possible se produisent. En effet, la détection et la correction des erreurs de facturation coûtent beaucoup de temps et d'argent à une entreprise. De plus, il apparaît que de nombreuses erreurs passent inaperçues, avec toutes les conséquences que cela entraîne. Vous trouverez ci-dessous les 7 erreurs qui surviennent le plus souvent selon mon expérience pratique.

1. Adresse de facturation erronée

Il peut s'agir d'une faute d'orthographe, d'un lieu, d'un numéro d'entreprise, d'un service, d'une personne, d'un établissement... Dans le meilleur des cas, le client vous informera afin que vous puissiez améliorer la facture. Dans le pire des cas, le client n'a tout simplement pas reçu votre facture, ou elle est jetée. De plus, une adresse de facturation incorrecte peut entraîner des conséquences désastreuses lors des contrôles fiscaux.

Dans un programme de facturation, ces erreurs sont évitées autant que possible. Si vous facturez un numéro d'entreprise dans myPME, vous n'avez même pas besoin de connaître l'adresse. Celle-ci est automatiquement recherchée via la base de données Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. De cette façon, vous pouvez être sûr de toujours facturer à l'adresse légale officielle. Si vous facturez un particulier, vous devez saisir l'adresse manuellement.
 

2. Descriptions peu claires

Tous les biens ou services livrés doivent être clairement indiqués. Le client peut ainsi cartographier ses paiements, ses dépenses et éventuellement son stock. De plus, cela donne également une meilleure image de votre entreprise et vous évitez les discussions par la suite.
- La description doit être précise et sans ambiguïté
- Le nombre
- Le prix unitaire
- Le pourcentage de TVA par ligne de facture
- Sous-total par ligne de facture TTC et HT
 

3. Appliquer un taux de TVA incorrect

Les taux de TVA varient d'un secteur à l'autre et chaque facture doit légalement respecter le taux de TVA correct. De plus, certaines réglementations en matière de TVA exigent que des informations supplémentaires soient ajoutées à la facture. Chaque entreprise doit donc être bien informée du pourcentage à appliquer.

Dans un programme de facturation, ces questions sont automatisées autant que possible. Par exemple, vous pouvez généralement indiquer par client à quel pourcentage de TVA il doit être facturé. Vous pouvez également souvent saisir le pourcentage de TVA correspondant par article.

Lorsque différents taux de TVA sont utilisés de manière interchangeable, un programme de facturation répertorie généralement les sous-totaux en bas dans une case séparée.
 

4. Mise en page

La mise en page des factures est parfois sous-estimée. C'est certainement important en termes de marketing, de reconnaissance, d'image et de branding. Une facture doit donc correspondre à l'image de marque de l'entreprise (ex. logo, couleurs, police) et doit constituer un tout clairement cohérent.

Dans un programme de facturation tel que myPME, cette mise en page est configurée exactement comme vous le souhaitez. Ce service est gratuit et inclus dans chaque abonnement.
 

5. Pas de date d'échéance sur la facture

La plupart des factures ne doivent pas être payées immédiatement. En Belgique, un délai de paiement de 2 semaines ou d'un mois est le plus courant. De cette façon, il y a un espace administratif et le client a également la possibilité de transmettre ses commentaires.

Dans la plupart des programmes de facturation, la date d'échéance est automatiquement calculée en fonction de la date de la facture et ajoutée à la facture par défaut.
 

6. Comptabilité

Les factures d'achat et de vente doivent finalement se retrouver dans le système comptable. Pour les petits volumes de facturation, cela peut être fait manuellement. Pour de plus grands volumes, il est préférable de le faire via la fonction « importation ». myPME est en contact avec de nombreux cabinets comptables et a de l'expérience avec la plupart des programmes comptables.
 

7. Erreurs de calcul

Ces erreurs sont courantes avec la facturation manuelle dans Word ou Excel, même pour les personnes les plus précises. Les erreurs peuvent se faufiler dans les montants, les totaux, le calcul des quantités, les nombres, les remises, ...

Ce risque est considérablement réduit avec un programme de facturation permettant de gérer des calculs complexes en mode automatique. Les articles standard ont un prix fixe, les remises peuvent être appliquées via un pourcentage, les totaux et la TVA sont toujours calculés automatiquement.

 

 

 

 

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