Comment choisir un programme de facturation ?

Si vous envisagez d'utiliser un (nouveau) programme de facturation, il est important de définir vos besoins. Après tout, les programmes de facturation peuvent être très différents les uns des autres. Vous trouverez ci-dessous une liste afin de déterminer rapidement ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas.

1. Vendre et/ou acheter
Le programme de facturation MyPME est principalement destiné à automatiser les factures de vente. Cependant, la plupart des utilisateurs numérisent également leurs achats dans myPME, de sorte que tous les documents soient immédiatement disponibles pour le comptable. Certains clients n'utilisent myPME que pour les ventes, d'autres uniquement pour les achats. Cependant, la majorité utilise myPME pour les deux. De cette façon, vous utilisez tout le potentiel du programme.

2. Rappels de paiement
Vous pouvez décider d'utiliser cette fonctionnalité ou non. myPME propose 3 textes standards pour les rappels automatiques.

3. Fichier d'articles et stock
Il est préférable d'indiquer une seule fois les mentions que vous ajoutez souvent à la facture dans le fichier des articles. Ainsi, la prochaine fois, vous n'aurez qu'à cliquer sur l'article lors de la préparation d'une facture de vente. Vous pouvez saisir des éléments que vous n'utilisez qu'une seule fois. Les articles peuvent également être suivis dans la gestion des stocks, si vous le souhaitez. Cela fonctionne avec des codes de couleurs simples pour indiquer combien sont encore en stock (vert foncé, vert, orange, rouge, rouge foncé).

4. Factures ou devis récurrents
Une fonction pratique dans myPME consiste à créer un nouveau devis/facture basé sur une version antérieure. Vous pouvez ensuite préparer cette version antérieure comme situation de départ, modifier si nécessaire et l'envoyer sous forme de nouveau devis ou facture.

5. Envoyer
myPME génère toutes les factures et devis en PDF. Ceux-ci peuvent être envoyés par courrier électronique directement à partir du programme. Vous n'avez plus besoin de les stocker localement, par exemple pour les sauvegarder lorsque vous utilisez votre programme de courrier ordinaire.

6. Comptabilité
Les factures d'achat et de vente doivent finalement se retrouver dans le système comptable. Pour les petits volumes de facturation, cela peut être fait manuellement. Pour de plus grands volumes, il est préférable de le faire via la fonction « importation ». myPME est en contact avec de nombreux cabinets comptables et a de l'expérience avec la plupart des programmes comptables.

7. Remises
Lors de la création d'une facture, vous pouvez choisir d'appliquer une remise dans myPME, variant de 5% à 30%. Cette remise est calculée automatiquement et, si vous le souhaitez, est également indiquée sur la facture.

8. Suivi des paiements
Cette fonction est utilisée par tout le monde dans l'administration des ventes myPME. Pour chaque facture, vous pouvez saisir la date, le numéro de compte sur lequel le paiement a été effectué et des commentaires sur les paiements.

9. Echelle de prix
Les prix peuvent être saisis séparément. Lors de la création d'une facture, vous pouvez choisir la quantité souhaitée, afin que le prix correct s'affiche.

10. Commissions
Une commission peut être ajoutée à chaque facture, celle-ci est invisible pour le client. Le prix standard est issu de la fiche article, auquel s'ajoute un pourcentage de commission (ex. 10%).

11. Factures avec des désignations commerciales différentes
Le programme de facturation myPME peut être configuré afin que vous puissiez envoyer la facture sous la dénomination commerciale correcte. Jusqu'à 3 modèles de mise en page sont possibles en standard, avec votre propre logo et le design de l'entreprise.

12. Conservation des documents
Des documents supplémentaires peuvent être téléchargés avec chaque facture ou devis, tels que des prix fournisseurs, des certificats, des textes, des photos, etc. Ces documents sont uniquement destinés à un usage interne, et non pas pour votre client. Si un client approuve ultérieurement un devis, vous avez immédiatement accès à ces documents.

13. Photos d'articles
Chaque article peut être accompagné d'une photo dans myPME. Cette photo sera ensuite ajoutée au devis.

14. TVA
Tous les taux de TVA belge et français existent par défaut dans le programme de facturation myPME. Des codes de ventilation sont également possibles pour la comptabilité. Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les différents taux zéro de TVA.

15. Enregistrement du temps
Chaque employé peut suivre ses heures de travail via ce module. Grâce à un lien avec les projets, vous avez une vue d'ensemble des prestations détaillées de chaque employé.

16. Formulaires de commande
myPME peut générer un reçu pour chaque commande, que vous pouvez transmettre numériquement ou imprimer. En principe, ce bon de commande est un simple listing de la commande avec les données principales.

17. Recherche automatique d'adresse de facturation
Dans myPME, il vous suffit de connaître le numéro d'entreprise du client. L'adresse de facturation correcte est immédiatement chargée à partir de la Banque Carrefour du gouvernement.

18. Où voulez-vous travailler ?
Le programme de facturation MyPME n'a pas besoin d'être installé. Vous pouvez travailler facilement du bureau, à la maison et sur la route. Que vous utilisiez un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, tout appareil doté d'une connexion Internet convient. Bien entendu, les utilisateurs peuvent également travailler simultanément.

19. Code-barres
myPME peut placer automatiquement divers codes-barres sur les documents. Ceux-ci contiennent généralement des numéros de commande ou des détails sur le client. Grâce aux codes-barres, vous n'avez plus à saisir plusieurs fois ces informations.

20. Législation
Quel que soit votre secteur d'activité, un programme de facturation doit garantir que chaque client travaille dans le cadre juridique approprié. myPME a été développé en collaboration avec un comptable (le frère du programmeur), et a également été examiné par un fiscaliste et un avocat.

21. Bons de livraison
Certains clients ont besoin de bons de livraison, par exemple pour un retrait en entrepôt ou une livraison à domicile. myPME génère automatiquement ces bons de livraison pour chaque commande.

22. Statistiques
Dans la plupart des programmes de facturation, vous trouverez des statistiques et des totaux. Ceux-ci fournissent souvent des informations très utiles sur votre entreprise.

23. Aperçu des factures impayées
Dans myPME, vous avez toujours accès à un aperçu des factures impayées. Si vous le souhaitez, vous pouvez le télécharger quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

24. Cotations
Une fois qu'un devis a été créé, il sera ajouté aux devis en attente. Vous pouvez ensuite effectuer d'autres divisions en devis approuvés, prêts à être commandés, devis rejetés ou autre statut de votre choix.

25. Support local, directement par le programmeur
S'il y a une chose par laquelle myPME se distingue, c'est l'excellent service aux utilisateurs. Vous pouvez contacter le programmeur sur son téléphone portable qui vous aidera rapidement en évitant les procédures compliquées. Et cela même le soir ou le week-end. Les e-mails reçoivent généralement une réponse dans un délai d'un jour ouvrable (généralement plus rapidement).

26. Imprimer les factures
Si vous le souhaitez, vous pouvez également imprimer une facture à conserver ou à envoyer par voie postale (ex. pour les personnes âgées). Cette fonction n'est pas utilisée très souvent, mais elle est possible.

27. Annexes
Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux factures et aux projets.

28. Gestion des contacts
Dans le programme de facturation myPME, vous pouvez suivre toutes sortes de contacts tels que clients, prospects, fournisseurs et employés. Cette gestion des contacts se construit automatiquement au fil des années.

29. Aperçu des heures de travail
myPME génère des aperçus clairs et pratiques des heures de travail au format Excel ou PDF. De plus, il existe toutes sortes de graphiques utiles et de bonne qualité visuelle. Cela vous donne une bonne idée des coûts et des performances par employé.

30. Projets
Dans l'abonnement Maxi, vous avez la possibilité de suivre l'administration de vos projets. Vous pouvez travailler sur un prix fixe ou variable, et pouvez conserver toutes sortes de données par projet (titre, client, dates, statut du projet, avancement, informations du projet, adresses des personnes responsables, employés, pièces jointes, etc.). Bien entendu, vous avez la possibilité d'afficher les coûts en détail pour chaque projet.

31. Archive
Avec le programme de facturation myPME, vous pouvez créer au fil des années des archives d'entreprise hyper structurées, qui peuvent être recherchées rapidement et facilement. Cet archivage s'effectue au niveau des ventes, des achats, des projets, des contacts et des devis.

32. Rappels de maintenance
Une fois la facture établie, myPME offre la possibilité d'envoyer ultérieurement un rappel automatique de maintenance par e-mail. Ce rappel de maintenance peut, par exemple, être envoyé dans un délai de 1 ou 2 ans. Vous pouvez définir ce rappel une fois dans le programme, après quoi vous n'aurez plus à y penser. Cette fonction est particulièrement appréciée dans les secteurs techniques tels que le chauffage, les inspections ou la réfrigération.

33. Relevés de compte
myPME propose de nombreuses fonctions pour analyser vos achats au fil des ans. Cela peut se faire via le grand livre, le fournisseur, la période ou les montants. Vous pouvez suivre les tendances et cartographier les coûts en détail sur plusieurs années.

34. Suivi du paiement des achats
Il existe également un suivi des paiements avec les factures impayées pour l'administration des achats. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir la date d'échéance du fournisseur, saisir les détails du paiement et suivre les dates de paiement.

35. Définir toutes sortes de textes
Le programme de facturation MyPME utilise des textes qui peuvent être définis lors de la mise en service. Il s'agit des textes d'en-tête des devis, des pieds de page, des textes d'accompagnement des e-mails (devis, facture, rappels de paiement), des conditions de vente, des extraits de factures, des rappels de maintenance, des textes de bons de commande ou de livraison, etc.

36. Plusieurs langues
La version standard du programme de facturation myPME est disponible en français et en néerlandais. Les communications sortantes telles que les factures, les devis et les textes des e-mails peuvent également être en anglais ou en allemand. Il est également possible de préparer des factures en 2 langues (ex. français/néerlandais à Bruxelles ou français/anglais pour les entreprises fortement actives à l'international). D'un point de vue juridique, vous devez établir une facture dans la langue de la juridiction de votre entreprise - en Wallonie et en France, c'est donc en français. Mais vous pouvez toujours bien entendu envoyer des factures bilingues.