Tips voor creditnota's

Creditnota's zijn bedrijfsdocumenten die lijken op een factuur, maar die een bedrag vermelden dat de leverancier aan een klant verschuldigd is. Meestal compenseert een creditnota een eerdere factuur, zodat de totale schuld van de klant vermindert. In die zin kan u een creditnota zien als een 'factuur met een negatief bedrag'.

Een creditnota wordt vaak opgesteld als geleverde goederen worden teruggestuurd. De creditnota compenseert dan de oorspronkelijke factuur, zodat het totaal wordt aangepast, of soms terug op 0 uitkomt. De BTW wordt hierdoor gerecupereerd.

Net zoals bij een gewone factuur, moet een creditnota een aantal wettelijk verplichte elementen bevatten:

- Bedrijfsgegevens zoals bedrijfsnaam, adres, telefoon, ondernemingsnummer, email, enz.
- De kop moet 'Creditnota' zijn, zodat de klant dit snel en duidelijk opmerkt
- Uniek (serie)nummer van de creditnota
- Datum van de creditnota
- Betalingsvoorwaarden
- Naam, adres en eventueel ondernemingsnummer van de klant
- In de omschrijving moet u alles vermelden over de oorspronkelijke factuur(fout), en de reden voor het uitschrijven van de creditnota
- Vermeld duidelijk het aangepaste bedrag, eventuele eerdere (foutieve) prijzen, kortingen, een verkeerde producthoeveelheid, enz.
- Onderaan de creditnota plaatst u de totalen, BTW-schalen en (indien nodig) alle aparte artikelen met hun individuele prijzen

Het uitschrijven van een creditnota is niet zo moeilijk, u kunt hiervoor een sjabloon in Word of Excel gebruiken. Desgewenst kan u onderaan nog tekst toevoegen, bijvoorbeeld hoe het bedrag zal worden aangepast. Bij de eerstvolgende betaling kan een overschot bijvoorbeeld worden afgetrokken, of een tekort kan worden toegevoegd.

Enkele voorbeelden:
- Retour van goederen om diverse redenen (vb. schade, verkeerd aantal, garantie, het product voldoet niet aan de verwachtingen, ...)
- Verbetering van een fout op de oorspronkelijke factuur
- Korting bij een snelle betaling
- Een korting die alsnog wordt toegekend, als de factuur al verzonden is