10 redenen om een facturatieprogramma te gebruiken

Facturatie en administratie verlopen soms moeizaam in kleine bedrijven. De administratieve processen slorpen heel wat bedrijfsmiddelen op, en zorgen regelmatig voor frustraties. Met een facturatieprogramma wordt uw administratie een pak simpeler, sneller én overzichtelijker. Hieronder vindt u 10 redenen hoe een goed facturatieprogramma u kan helpen.

1. U maakt minder fouten
Administratieve fouten kunnen soms voor grote problemen zorgen in de boekhouding. Met een facturatieprogramma zoals myKMO wordt dit sterk teruggedrongen. De meeste berekeningen verlopen immers automatisch. Klant- en leveranciersgegevens worden opgehaald uit de Kruispuntdatabank. Zo hoeft u niet voor elke factuur opnieuw dezelfde informatie in te voeren. De BTW en totalen worden geprecalculeerd.

2. Volledig papierloos
In myKMO verlopen zowel de verkoops- en aankoopadministratie digitaal. Een heel aantal van onze klanten werkt intussen volledig papierloos, daar ook overheidsdocumenten in myKMO kunnen bewaard worden. Er is geen nood meer aan allerlei kantoorbenodigdheden zoals kasten, mappen, postzegels, briefpaper, archief, kaften, indexering en stockage. In elk goed facturatieprogramma is eender welk document in enkele seconden terug te vinden. En intussen draagt u ook uw steentje bij voor het milieu.

3. Offertes met 1 klik omzetten naar facturen
Na goedkeuring van een offerte, kan deze direct omgezet worden naar een factuur. Dit gebeurt automatisch via 1 klik. U kan uiteraard ook voorschotten in rekening brengen. Uw openstaande offertes kunnen ingedeeld worden in onbevestigde offertes, bevestigde offertes, afgekeurde offertes, in productie of klaar voor levering. Voor deze laatste twee zijn ook bestelbonnen en leverbonnen beschikbaar.

4. Betalingsherinneringen
Met een facturatieprogramma zoals myKMO kunt u betalingsherinneringen instellen voor onbetaalde facturen. Dit kan via 4 verschillende standaardtekstjes die automatisch vanuit het facturatieprogramma worden uitgemaild. Na de vierde betalingsherinnering staat het u vrij om verdere stappen te ondernemen via de advocaat of deurwaarder.

5. U bespaart tijd en geld
Bij de kleinste ondernemingen is er in principe geen behoefte aan een facturatieprogramma. Het facturatievolume is klein genoeg en de kost van een facturatieprogramma weegt hier eigenlijk niet tegen op. Dit verandert echter wanneer een onderneming groeit. Het wordt dan vaak niet meer doenbaar om de administratie op de oude manier te doen. Een goed facturatieprogramma levert dan veel tijdswinst op, biedt een prima overzicht en brengt terug rust in de administratie.

6. Veiligheid
De veiligheid van uw bedrijfsadministratie is een prioriteit voor een facturatieprogramma zoals myKMO. Uw gegevens worden bewaard in een hoogbeveiligde UNIX-omgeving die de klok rond beschikbaar is. Er wordt dagelijks een dubbele geautomatiseerde backup genomen. U hebt daarnaast ook nog de mogelijkheid om zelf uw eigen backups nemen. Verder detailinfo over ons veiligheidsbeleid vindt u op deze link.

7. Professionaliteit
Met een facturatieprogramma werkt u professioneler en toekomstgericht. U hebt betere inzichten in uw onderneming op allerlei vlakken (omzet, aankopen, betaalgedrag, klantanalyse, bedrijfsprocessen, ...). Hierdoor hebt u optimale controle en kan u uw bedrijfsbeslissingen beter onderbouwen. Een facturatieprogramma stelt u ook veel beter in staat om uw bedrijf te doen groeien.

8. Een prima zicht op uw aankoopprocessen
Met een facturatieprogramma zoals myKMO houdt u uw aankoopadministratie perfect onder controle. U haalt moeiteloos deadlines, kan de betalingen regelen en kan mooie overzichten bekijken per maand, per leverancier of per grootboekrekening. Al uw aankopen zijn prima gestructureerd en direct werkbaar voor de boekhouder; deze kan de aankopen downloaden per periode (maand/kwartaal) in 1 groot ZIP-bestand. Daarnaast kan de boekhouder ook werken via allerlei overzichten in Excel, XML en PDF.

9. U profiteert van de ervaring van anderen
Een goed facturatieprogramma kan pas tot stand komen na vele jaren ervaring in de bedrijfssoftware. En deze ervaring is goud waard voor uw bedrijf. Zowat elke mogelijke administratievraag heb ik al meegemaakt en ervoor een oplossing aangereikt. Bart Van der Donck, de programmeur van facturatieprogramma myKMO, heeft ervaring sinds 1999 bij tientallen bedrijven, een rechtbank, enkele overheden en universiteiten.

10. Continu beschikbaar
Werkt u liever op een vaste computer, laptop, tablet of zelfs smartphone ? Moderne facturatieprogramma's zijn 24/7 beschikbaar voor elk apparaat dat over een internetverbinding en een browser beschikt.